INSCRIPCIÓN ONLINE

INTRODUCCIÓN

Hoy día el secretariado es una función esencial en cualquier actividad empresarial. Todas las compañías necesitan profesionales capacitados para realizar tareas administrativas, que apoyen las funciones ejecutivas.

‍ Secretari@s y Asistentes deben poseer amplios conocimientos en administración, contabilidad básica, ofimática…, para ser capaces de organizar calendarios, gestionar agendas, clasificar documentación, realizar reportes, desarrollar eventos, entre muchas más labores que permitirán un óptimo funcionamiento del área y de la empresa.

El programa formativo brinda las herramientas esenciales para cumplir exitosamente este rol en una empresa, conociendo la importancia de la evolución del puesto secretarial y la capacidad de adaptarse y determinar el progreso en la profesión.

OBJETIVOS 

• • Recibir y atender correctamente a visitas, tanto personalmente como por teléfono.
    ⏳ Agilizar las llamadas y reducir tiempos de espera manteniendo los niveles de satisfacción.
    ✍️ Emplear el estilo, tono y técnicas de redacción más apropiadas según el tipo de documento.
    Aprender a superar y replantear las objeciones facilitando el logro de objetivos.
    ❌ Evitar los errores más comunes en la redacción de sus textos empresariales (falta de claridad, desorden expositivo, presunción de información…) y conseguir un estilo claro, preciso y persuasivo.
    ⏰ Ahorrar tiempo en la realización de sus tareas, aplicando técnicas de gestión efectivas y asignando prioridades.
    Aprender a gestionar los “Ladrones de tiempo”, establecer objetivos adecuados y tramitar imprevistos.
    Reconocer los juegos psicológicos en las relaciones interpersonales y saber cómo gestionarlos para no producir disfunciones en la comunicación.
    Acrecentar la imagen pública de la empresa ante los clientes, conociendo las correctas y actuales normas de protocolo.
    Dominar los elementos esenciales del protocolo empresarial (invitaciones, colocación de invitados, visitas, etc.).
    Gestionar con éxito la organización y coordinación de viajes, reuniones, actos, etc.
    Movilizar sus recursos personales para aumentar su seguridad en la comunicación y la relación interpersonal.

PROGRAMA

HABILIDADES DE RELACIÓN INTERPERSONAL

️ ¿Cómo me comunico? Estilos de comunicación: asertivo, sumiso o agresivo.
‍♂️ Comunicación no verbal. La gestión de mis emociones.
El triple sistema de respuesta: fisiológico, conductual y cognitivo.
Asertividad: cómo desarrollar relaciones interpersonales equilibradas.
Reconocer el estilo de comunicación de nuestro interlocutor.
Negociación: El arte de persuadir y elaborar una estrategia ganadora de colaboración.
⚖️ Controlar el conflicto, la adversidad y la confrontación.
Reaccionar ante comportamientos pasivos, agresivos o manipuladores.
Cómo transformar un ataque sin salida en una crítica útil.

PROTOCOLO Y CELEBRACIÓN DE ACTOS EMPRESARIALES

Cómo transmitir la mejor imagen aplicando correctamente las normas de protocolo.
‍♂️ Tratamiento y presentación. Saludos. Recepción y acogida de visitas (previstas y no previstas).
Llamadas entre ejecutivos. Cómo interrumpir una reunión.
Organización de eventos en la empresa (reuniones, comidas, presentaciones, etc.)
✉️ Normas sobre correspondencia, invitaciones, tarjetas, etc.
Cuál es la mejor forma de proceder al tratar con clientes, invitados, etc.
Protocolo de Vestuario.
Regalos sociales y publicidad de empresa: ¿qué regalar?

TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN Y EXPRESIÓN ESCRITA

Diferencias entre mensaje oral y escrito: cuándo hablar y cuándo escribir.
❌ Errores más comunes en la comunicación escrita: falta de claridad, desorden expositivo, presunción de información, charlatanería…
✅ Recomendaciones para una redacción eficaz.
Estructuras organizativas según la finalidad.
⚠️ Obstáculos a la eficacia comunicativa: expresiones complejas, tono negativo o censurador, lenguaje subjetivo, construcciones en pasiva, etc. Cómo conseguir un estilo claro, preciso, directo, persuasivo y positivo.

ATENCIÓN TELEFÓNICA EFICAZ EN LA EMPRESA

Reglas de oro: actitudes, seguridad, barreras.
❓ Saber preguntar y dar información. La escucha activa.
Componentes relacionales de la conversación telefónica: lenguaje, voz, sonrisa, gesto y silencios.
️ Dirigir y facilitar la conversación.
⚖️ Métodos para afrontar objeciones y malentendidos.
Fases de la conversación en emisión y recepción de llamadas.
Filtrado y toma de mensajes.
Normas para un uso eficaz del teléfono móvil.

GESTIÓN DEL TIEMPO Y OPTIMIZACIÓN DE LA PRODUCTIVIDAD. CÓMO APROVECHAR LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL ⏳

• Factores que afectan a la gestión del tiempo: interrupciones, teléfonos , e-mails , desorden de la oficina , viajes ✈️…
• Análisis de los “cronófagos” o “ladrones del tiempo”: qué son y cómo evitarlos
• Criterios para la definición de objetivos: claridad ✨, concisión , viabilidad ✔️
• Establecimiento de Prioridades y hábitos de trabajo: o Criterios para la definición de objetivos: claridad, concisión, viabilidad o Cómo cambiar hábitos de trabajo inadecuados por hábitos eficaces o Consejos para atender las tareas no previstas
• Herramientas de Productividad: o Método Pomodoro o Bloqueo de tiempo ⏰ o Planificar la gestión del correo electrónico o Uso de aplicaciones
• Estrategias de control del estrés ‍♀️
• Cómo aprovechar la IA para ahorrar tiempo y automatizar tareas: programación de citas , respuesta a correos electrónicos estándar , actualización de bases de datos , etc.
• Herramientas de IA para la Productividad: o Automatización de tareas repetitivas o Análisis de datos o Asistentes virtuales ‍

A quién va dirigido

• Secretarias/os de Presidencia.
• Asistentes de Dirección.
• Secretarias/os ejecutivas/os.
• Personal Assistants.
• Secretarias/os de Departamento.
• Secretarias/os Administrativas.
• Asistentes y profesionales de todas las divisiones.
• Personal Administrativo.

EQUIPO DOCENTE

• JOSÉ LUIS ZALDÍVAR

Licenciado y Máster en Comunicación Corporativa. Con más de 25 años de experiencia, ha desempeñado puestos directivos como responsable de equipos de Comunicación y Desarrollo del Talento, Comercial & Marketing y Franquicias de Servicio en diferentes multinacionales de LATAM e Iberia. Imparte y diseña formación desde 1998. Facilitador en Solución de Problemas y Equipos Agile. Gestor y Dinamizador de Campus de formación corporativos (LMS) para más de 2.500 empleados. Coach certificado por la ICF.

• ROBERTO GARCÍA

Licenciado en Ciencias de la Educación (Pedagogo) por la Universidad Complutense de Madrid. Diplomado Universitario en Magisterio por la Universidad Autónoma de Madrid. Con más de 28 años de experiencia. Desde 1990 Consultor en Habilidades Directivas, Comunicación Oral y Escrita, Protocolo, etc. Ha impartido formación en empresas tanto en España como en Latinoamérica: Grupo Suez-Agbar, Avis, Airbus, Boehringer Ingelheim, Codere, Ceca, Henkel, Ibercaja, Iberdrola, Ibermutuamur, Johnson & Johnson, Guardia Civil, Correos, PricewaterhouseCoopers, Telefónica, Unicaja, Saint Gobain entre otras compañías e instituciones. Miembro federado de I.C.F y certificado como Executive Coach cuenta con más de 1.200 horas de coaching en procesos individuales y de equipos.

• SEBAS MORELLI JAIMEZ

Licenciado en Periodismo y Psicología. Máster en Dirección Comercial y Gestión de Ventas (EAE). Con más de 20 años de experiencia durante su trayectoria profesional ha ocupado cargos de responsabilidad en el área de Recursos Humanos y Comercial, tanto en Pymes como Multinacionales. Formador Experto en Atención al Cliente, Habilidades Directivas y Ventas, ha impartido formación a empresas como Johnson Controls; Ilunion; Daimler; Repsol; Lactalis; EMT, Gas Natural; Swissport; Fujitsu; Bridgestone Hispania; Saint Gobain; Mapfre, BP España…entre muchas otras.

• MARÍA BELÉN ALDECOA MARTÍNEZ

Licenciada en Ciencias Económicas y Empresariales por la UAM. Completó su formación académica con el MBA Internacional por la Escuela de Negocios ESDEN y el Master de Dirección de RRHH, en el Instituto de Empresa. Durante más 20 años, desarrollo su actividad profesional en BP, ocupando diferentes puestos directivos en el área de Control Financiero, Estrategia y Recursos Humanos, con responsabilidad internacional y gestión de equipos multiculturales. Posteriormente desempeño cargos de responsabilidad en diferentes compañías, siendo en la actualidad Gerente de Kala Gestión y Profesora de la Universidad Pontificia Comillas (ICADE), en la asignatura de Gestión de Recursos Humanos y Liderazgo. Compagina su actividad profesional con la docente desde hace más de 15 años, impartiendo formación en diversas escuelas de negocios en las áreas de Habilidades Directivas y Recursos Humanos.

FECHAS DE REALIZACIÓN Y DURACIÓN DEL PROGRAMA

Este programa se celebrará del 9 de mayo de 2025 al 20 de junio de 2025. El programa tiene una duración de 32 horas lectivas y se impartirá en Palma de Mallorca durante 4 viernes en horario de 10.00 a 14.00 y de 15.00 a 19.00 horas

• MODULO I: HABILIDADES DE RELACIÓN INTERPERSONAL
  • 9 de mayo (8 horas)
• MODULO II: PROTOCOLO Y CELEBRACIÓN DE ACTOS EMPRESARIALES
  • 23 de mayo (4 horas)
• MODULO III: TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN Y EXPRESIÓN ESCRITA
  • 23 de mayo (4 horas)
• MODULO IV: ATENCIÓN TELEFÓNICA EFICAZ EN LA EMPRESA
  • 6 de junio (8 horas)
• MODULO V: GESTIÓN DEL TIEMPO PARA SER MÁS PRODUCTIVO
  • 20 de junio (8 horas)

DERECHOS DE INSCRIPCIÓN

El precio total del programa es de 945 € para asociados a CAEB y a partir del 2º inscrito de la misma empresa. En el resto de casos 995 €. La cuota incluye la asistencia a las sesiones, documentación y cafés.

REQUISITOS PARA LA INSCRIPCIÓN

El número de plazas para realizar el programa está limitado. Los interesados deberán remitir la solicitud de inscripción adjunta debidamente cumplimentada.

DIPLOMA

Siempre que los participantes hayan asistido, como mínimo, al 80% de las sesiones del programa recibirán un diploma acreditativo de BSEF de la realización del Programa Avanzado de Secretariado Ejecutivo.

LUGAR DE REALIZACIÓN

El programa se celebrará en las instalaciones de BSEF (C/ d’Aragó, 215, 1º – 07008 Palma de Mallorca).